di Joannes Vermorel, marzo 2020Una distinta base (o Diba, o BOM) è un elenco di materie prime o parti (e delle quantità necessarie per ciascuna di esse) necessarie per produrre, assemblare o riparare un prodotto finale. Una distinta base è intesa come una rappresentazione compatta dei requisiti associati ad un prodotto finale, orientata all’inventario. In quanto tale, è presente in molti software aziendali come gli ERP o gli MRP, e viene utilizzata per automatizzare operazioni ripetitive come gli ordini di riapprovvigionamento. Nella pratica, la distinta base è un termine generico che viene utilizzato con significati diversi a seconda del settore.
Riassunto del concetto di distinta base
La distinta base è un "artefatto informativo" ampiamente utilizzato nella supply chain, come gli SKU (codici identificativi degli articoli gestiti a magazzino) o i MOQ (quantitativi minimi d’ordine). Nella sua forma più semplice, detta anche
distinta base semplice, la distinta base si presenta come un elenco di materiali e delle quantità a loro associate. Nella sua forma più avanzata, generalmente ottenuta tramite un software CAD (progettazione assistita dal calcolatore), la distinta base comprende i disegni tecnici del prodotto e il posizionamento delle parti. L'intento associato ad una distinta base varia a seconda del settore in cui viene utilizzata:
- Nella produzione industriale, le distinte base di solito riflettono un processo in cui le parti, o i componenti, vengono assemblati. I materiali di consumo, come nastro, vernice, olio o inchiostro, spesso non vengono riflessi nelle distinte base di produzione. Le distinte base sono utilizzate principalmente per mantenere la coerenza tra le proporzioni relative alle materie prime, ai lavori in corso e ai prodotti finali.
- Nella vendita al dettaglio, le distinte base sono solitamente indicate come pacchetti, kit o confezioni. Esse riflettono un meccanismo di pricing che mira ad aumentare le dimensioni del carrello del cliente, offrendogli uno sconto se acquista più merce dal rivenditore. A volte, il pacchetto è solo una questione di convenienza, e un esempio potrebbe essere quello di vendere il giocattolo insieme alle sue batterie. In queste situazioni, le distinte base in genere si riducono ad una prospettiva puramente astratta.
- Nella rifabbricazione e nella manutenzione, le distinte base rappresentano materiali che potrebbero essere necessari per eseguire le riparazioni. In queste situazioni, le quantità di materiali indicate dalla distinta base sono una mera estimazione delle quantità massime necessarie alla riparazione. A seconda dello stato del componente da riparare, le riparazioni di solito richiedono solo una frazione della distinta base, anche se le quantità esatte non sono in genere note fino a quando la riparazione non è completata.
La gestione delle distinte base fa parte della gestione dei
dati maestri, e quindi i sistemi di gestione degli asset come gli ERP o gli MRP generalmente includono la funzione di distinta base. Molte attività di routine, come l’approvvigionamento degli stock, dipendono dal mantenimento di distinte base accurate e aggiornate.
Distinta base multilivello
Una distinta base multilivello assomiglia ad una distinta base classica, ma con la differenza che gli elementi della lista possono avere a loro volta una propria distinta base. La distinta base multilivello si può difinire come una versione ripetitiva di una distinta base. Anche se la distinta base multilivello può apparire in qualche modo come
più avanzata, di solito non è così, in quanto un software che supporta la distinta base di solito supporta anche la distinta base multilivello, anche se questo supporto è "accidentale". Infatti, una volta che le distinte base sono supportate dal software, di solito non c'è nulla che impedisca ai professionisti della supply chain di creare parti "virtuali" nel sistema che abbiano una propria distinta base. Queste parti virtuali possono esistere al solo scopo di rappresentare una distinta base multilivello se il sistema non un’altra modalità di gestire questo tipo di distinta base.
La maggior parte delle funzioni di interesse della distinta base multilivello includono:
- la pulizia dei dati in entrata, per evitare, ad esempio, che vengano inserite dipendenze circolari –dove una parte appare come uno dei propri requisiti interni.
- facilità d'utilizzo, ad esempio tramite la scomposizione di tutte le distinte base interne di un determinato prodotto, per facilitare la gestione di distinte base complesse in cui sono presenti più livelli.
- arricchimento dei dati, ad esempio associando i tempi di produzione alla struttura della distinta base, al fine di fornire una prospettiva più dettagliata sul processo sottostante modellato attraverso la distinta base.
Le distinte base e i livelli di servizio
Garantire una qualità di servizio – spesso misurata in termini di
livelli di servizio – per i prodotti finali, ogni volta che sono coinvolte una o più distinte base, è di solito un problema statistico piuttosto difficile. La maggior parte delle aziende che si occupano di distinte base servono molti prodotti finali nei quali sono condivise più parti interne - ad esempio, la stessa parte si utilizza per più prodotti e di conseguenza appare in varie distinte base. In queste situazioni, anche se i livelli di servizio delle parti interne sono noti, siano essi misurati empiricamente o appositamente ricavati, non esiste un’espressione in forma chiusa per calcolare il livello di servizio
risultante per i prodotti finali.
Se l'azienda ha un solo prodotto finale, allora il livello di servizio di questo prodotto può essere
ragionevolmente approssimato al livello di servizio più basso di una qualsiasi delle sue parti. Se tutto il resto si mantiene costante, in questa situazione, ci si attende che gli stockout delle parti interne siano altamente collegati, dal momento che non ci i può aspettare che le
scorte di sicurezza si mantengano sincronizzate, considerando che il prodotto finale è l'unica fonte di consumo delle parti. Questa approssimazione potrebbe non funzionare se i fornitori hanno tempi di consegna variabili, o se ci sono altre fonti di incertezza al di là della domanda futura dei prodotti finali.
Se l'azienda ha un gran numero di prodotti finali, e se nessun prodotto domina sugli altri in termini di volume, allora il livello di servizio di qualsiasi prodotto finale può essere
ragionevolmente approssimato al prodotto dei livelli di servizio di tutte le sue parti. In questa situazione, si presume che la disponibilità delle parti interne sia indipendente, e una condizione per assemblare il prodotto finale. Questa approssimazione può non essere valida se il consumo delle parti interne è dominato da pochi prodotti finali.
Le due situazioni appena descritte, denominate rispettivamente
prodotti finali unici e
prodotti finali uniformi, rappresentano rispettivamente il limite superiore e inferiore che ci si può aspettare dal livello di servizio di un prodotto finale rispetto al livello di servizio delle sue parti. Nella migliore delle ipotesi, il prodotto finale ha un livello di servizio che non è inferiore al livello di servizio della sua parte più debole. Nella peggiore delle ipotesi invece, il prodotto finale ha un livello di servizio che non è superiore al prodotto del livello di servizio di tutte le sue parti.
La distinta base nella manutenzione
La manutenzione, solitamente chiamata MRO (Manutenzione, Riparazione, Revisione) nel settore aeronautico, i prodotti finali (ad esempio i rotabili nell'aviazione) possono essere riparati, e la distinta base rappresenta l'elenco completo dei materiali che
potrebbero essere necessari alla riparazione. Tuttavia, una volta che il prodotto finale viene smontato e ispezionato, di solito ci si accorge che i materiali risultati necessari alla riparazione sono solo una piccola parte di quelli inclusi nella distinta base originaria. Ad ogni modo, non è possibile conoscere in anticipo le parti interne e le quantità esatte necessarie per completare la riparazione.
La distinta base per la manutenzione si differenzia dalla (regolare) distinta base perché appartiene fondamentalmente ad un altro ambito, quello della
storicizzazione delle operazioni, mentre la distinta base appartiene all'ambito dei
dati maestri. La quantità di dati da inserire è sostanzialmente maggiore, in quanto è possibile risalire ad ogni operazione di riparazione dei materiali di consumo, e l'incertezza è di solito inevitabile.
Garantire la qualità del servizio - generamente misurata attraverso il TAT (turn-around time o tempo di riparazione) – in presenza di distinte base di manutenzione, è ancora più complicato che trattare con le normali distinte base, poiché non solo la domanda futura di riparazioni è incerta, ma anche i requisiti associati ad ogni riparazione. La modellazione e l'ottimizzazione della qualità del servizio in caso di manutenzione si effettua in genere attraverso le
previsioni probabilistiche e la modellazione.
Distinta base configurabile
Molti settori, in particolare quello automobilistico ed elettronico, offrono al cliente un alto grado di configurabilità per definire come sarà il prodotto finale. Quando il numero di opzioni supera quello che può essere ragionevolmente gestito attraverso SKU distinte – assegnando una SKU per ogni configurazione possibile – allora le aziende ricorrono di solito alla nozione di distinta base configurabile, che definisce l'insieme di configurazioni accettabili.
Le distinte base configurabili presentano una serie di sfide:
- La definizione di una comprensione' che non solo sia abbastanza espressiva da includere tutte le possibili configurazioni, ma che allo stesso tempo permetta anche di escludere quelle che non sono attuabili. Ad esempio, quando si considera una postazione di lavoro (computer), l'idoneità di un determinato alimentatore di corrente dipende dalla lista dei componenti installati nella postazione. In informatica, l'obiettivo delle comprensioni è quello di fornire un livello intermedio di espressività, superiore a quello delle espressioni booleane (bassa espressività), ma inferiore a quello dei programmi generici (massima espressività). La comprensione utilizzata per le distinte base configurabili spesso si adatta alle esigenze specifiche dell'azienda, dato che perfino i concorrenti possono non avere gli stessi requisiti.
- Fornire una buona esperienza d'utilizzo per i clienti, o il personale di vendita, che devono utilizzare il configuratore. Il configuratore è quella parte del software che supporta ordini su misura (che forse non si ripeteranno più) fatti per la configurazione di un prodotto. La quantità di affinità o incompatibilità interne tra parti o sottosistemi può richiedere al cliente di operare delle scelte che vanno al di là delle sue capacità di giudizio. Un buon configuratore aiuta l'utente finale in quest’attività.
- Ogni unità venduta è fondamentalmente unica. Proprio come succede con la rifabbricazione, la distinta base deve essere valutata da un punto di vista probabilistico che assegni una probabilità ad ogni singola configurazione. Tuttavia, diversamente da quello che succede con la rifabbricazione, le distinte base configurabili presentano in genere molti più vincoli ed ogni vincolo è un'informazione che può essere sfruttata all'interno di un processo di ottimizzazione della supply chain. Per esempio, tornando al casoo della postazione di lavoro, indipendentemente dai componenti che si selezionano, ci sarà sempre almeno un adattatore di alimentazione.
Le supply chain nelle quali ci sono distinte base configurabili richiedono quasi sempre modelli numerici su misura, dato che le serie temporali e la maggior parte dei modelli “classici” di ottimizzazione della supply chain in genere non sono applicabili.
Il punto di vista di Lokad sulla distinta base
In apparenza, le distinte base sembrano semplici. Eppure, questa semplicità è ingannevole. Mentre la gestione delle distinte base è di solito semplice – tranne nel caso di distinte base configurabili che sono sempre complicate – l'ottimizzazione di qualsiasi altro elemento (livelli di scorte, livelli di servizio, tempi di consegna) che coinvolga la distinta base diventa considerevolmente più difficile. La maggior parte dei venditori di software dichiara di supportare le distinte base, ma il più delle volte essi supportano solo la
gestione delle distinte base, il che è irrilevante, dato che ciò fornisce nulla a livello di
ottimizzazione.
Dal punto di vista della modellazione, le distinte base sono
grafici e richiedono capacità / funzioni / modelli orientati al grafico per essere processati in modo efficiente. Lokad ha sviluppato ampiamente le proprie capacità orientate a questo tipo di situazioni della supply chain. Inoltre, dal nostro punto di vista, l'ottimizzazione di una supply chain in presenza di distinte base è il primo passo logico verso l'ottimizzazione di un network su più livelli.
