Складские затраты

Жоаннес Верморель, декабрь 2016 г.


Таким образом, дать четкое определение достаточно трудно. Складские затраты, общие расходы на управление запасами (ОРУЗ), расходы на хранение товаров, …: термины, связанные со «складскими затратами», могут быть довольно запутанными, а то, что они означают, лишь слегка различается в зависимости от источника и отрасли деятельности компании. В данной статье мы обращаем внимание на затраты по «статичным» запасам, а не на затраты на операции с товарами. Точнее, мы откладываем в сторону вопросы, связанные с потоком товаров и рассматриваем исключительно затраты на хранение определенного количества товара. Мы также рассматриваем эти вопросы с точки зрения коммерческих организаций.

Для розничных, оптовых, а также большинства интернет-продавцов запасы товара обычно являются самым крупным активом и самой крупной статьей расходов. Именно поэтому так важна оценка затрат на хранение товаров, влияющая на финансовую деятельность и управление компанией. Она помогает компаниям определить, какую выгоду можно извлечь из запасов товаров, как можно сократить расходы, где можно что-то поменять, каких поставщиков или какие товары выбрать, как разместить капитал и т.д.

Сложности при оценке складских затрат    Распределение складских затрат    Затраты на заготовку    Затраты на хранение    Затраты основного капитала       Расходы на складские помещения       Издержки на обслуживание запасов       Затраты на инвентарный риск       Первый подход к затратам на хранение: быстрые оценки и формула    Расходы вследствие нехватки товара    Прямая прибыль от сокращения запасов    Далее    Список источников

Сложности при оценке складских затрат

Мы часто видим, что многие компании не знают точных размеров своих складских затрат. Более того, многие из них ошибочно полагают, что с помощью регулярного учета можно адекватно оценить складские затраты.

Во-первых, измерение затрат само по себе является сложной задачей. Существует несколько альтернативных систем учета затрат, которые можно применять для некоторых целей, но нельзя использовать для других случаев. (ср. Эдвард А. Силвер, Дэвид Ф. Пайк и Рейн Петерсон, см. ниже Список источников, № 4). Далее, отслеживать все затраты или пытаться классифицировать их не всегда выгодно, да и невозможно. Чтобы начать оценку складских затрат, необходимо понимать, что достоверные результаты не всегда отражаются в обычной отчетности. Даже если кажется, что это так, необходимо четко понимать систему правил и допущений, с помощью которых эти результаты были получены. Например, при объединении различных затрат крайне важно, чтобы значения всех отдельных элементов были даны либо до вычета налогов, либо после, чтобы не возникала путаница.

Во-вторых, реальные складские затраты включают в себя множество пунктов, намного больше, чем просто стоимость проданных товаров или сырья. В первую очередь, на ум приходят затраты на управление и пополнение запасов, однако это тоже далеко не все. Добавьте страховку, проценты, потери и т.д. Список, на самом деле, очень велик. В данной статье мы постараемся привести ясную типологию подобных расходов и помочь менеджерам понять, с чего нужно начинать при оценке складских затрат.

Мы могли бы привести здесь эмпирические методы оценки, дающие приблизительные результаты, но читатель должен помнить, что каждая оценка очень сильно зависит от сферы деятельности, а также от решений руководства компании (напр.: решение использовать услуги третьих лиц или принятие политики управления запасами «точно в срок» и т.д.).

Распределение складских затрат

Еще раз напомним, что в литературе по данному вопросу очень много общего, однако категории и подкатегории складских затрат варьируются и пересекаются, либо называются по-разному. Мы не претендуем на то, что наша типология «единственно правильная», однако, на наш взгляд, она не лишена смысла (с точки зрения коммерческого прогнозирования) и будет полезна менеджерам при составлении полной картины складских затрат.

Складские затраты можно разбить на 3 основные категории:

• Затраты на заготовку (пополнение)
• Затраты на хранение (содержание)
• Затраты на отсутствие товаров (нехватку).
  

Мы вкратце коснемся всех этих понятий, но основное внимание будет уделено расходам на хранение.

Далее: Существуют и другие типологии, некоторые из которых лучше подойдут производителям. Например, Мэри Лу Хардинг (см. ниже Список источников, № 1) придерживается иной точки зрения и выделяет такие категории, как затраты на недостачу товара, затраты на некачественный товар, эксплуатационные издержки и т.д., которые лучше всего подходят для компаний-представителей обрабатывающей промышленности и помогают выбрать поставщиков сырья.

Затраты на заготовку

Под затратами на заготовку (которые также называются затратами на подготовку заказа, особенно если речь идет о производстве), или пополнение запасов мы понимаем экономические последствия, вызванные непосредственно заказами, то есть расходы, которые возникают каждый раз при размещении заказа. Эти затраты можно разделить на две части:

• Затраты непосредственно на размещение заказа: они могут быть постоянными и не зависеть от количества заказываемых товаров. В них обычно входят расходы на размещение заказа и все конторские затраты на обработку накладных, бухучет и связь. В крупных компаниях, особенно занимающихся розничной торговлей, это обычно сводится к амортизационной стоимости электронной системы обмена данными (EDI), которая позволяет значительно снизить расходы на размещение заказов (иногда на несколько порядков).
• Затраты на логистику входящих потоков — грузоперевозки и приемка (разгрузка и осмотр) товара. Эти расходы значительно различаются. Стоимость доставки товара поставщиком зависит от объема заказа, вследствие чего расходы на одну заказанную единицу могут значительно колебаться.
  

Оценить, даже приблизительно, расходы на подготовку заказа нелегко, так как они зависят не только от сферы деятельности, но и от заказываемого товара: поставщики могут быть как местными, так и из дальнего зарубежья, они могут поставлять товар только палетами и не использовать более мелкие партии или устанавливать минимальный объем заказа; в таких случаях, разумеется, поставщик может предоставлять оптовые скидки и т.д.

Существуют способы сокращения таких затрат, точнее правильной балансировки расходов на хранение и оптовых скидок, что позволяет выбрать оптимальный объем заказа, не слишком большой и не слишком маленький (чем меньше объем запасов, тем чаще приходится делать заказы, что ведет к повышению затрат на заготовку и снижению затрат на хранение). Обычно это осуществляется с помощью расчета экономичного объема заказа (EOQ). Не вдаваясь в подробности, добавим, что хотя в литературе, как правило, предлагается рассчитывать EOQ с помощью формулы Уилсона (составленной в 1913 г.), эта формула малопригодна для предприятий розничной торговли, в основном, потому, что она не учитывает начисление процентов. Тем не менее, можно определить оптимальный объем заказа, вычислив функцию стоимости с учетом оптовых скидок, как описано в нашей статье.

Затраты на хранение

Затраты на хранение очень важны при «статичном» анализе запасов, то есть когда внимание уделяется хранению большего или меньшего количества товаров, независимо от их перемещений.

Типология различается у разных авторов; мы предлагаем следующую:

• Затраты основного капитала (или финансовые издержки)
• Расходы на складские помещения
• Издержки на обслуживание запасов
• Инвентарные риски
  

Затраты основного капитала

Это самая крупная статья расходов на хранение запасов. Она включает в себя все затраты, связанные с инвестированием, процентами по оборотному капиталу и с упущенной выгодой из-за инвестирования в товары (вместо облигаций, ПИФов и т.д.). Определение затрат основного капитала может быть более или менее сложным в зависимости от сферы деятельности организации. Однако можно выделить несколько основных правил: важно понимать особенности внешнего и внутреннего финансирования, а также оценивать инвентарные риски предприятия.

Классический способ определения затрат основного капитала заключается в использовании средневзвешенной стоимости капитала (WACC), то есть суммы, которую компания выплачивает всем держателям ее ценных бумаг, финансирующих активы. Формула расчета приведена в статье Википедии. Стивен Г. Тимм и Кристин Уильямс-Тимм (см. ниже Список источников, № 5) также предлагают выражать WACC как стоимость акционерного капитала и стоимость займов за вычетом налогов.

Как правило, затраты основного капитала сильно занижают. Часто их ошибочно сводят к процентам по краткосрочным займам. Согласно С. Г. Тимму, К. Уильямс-Тимму и другим исследователям, для подавляющего большинства компаний затраты основного капитала достигают 15%, при этом многие компании приравнивают эти расходы всего лишь к 5%.

Многие предприниматели также забывают об инвентарных рисках, которые иногда бывают довольно высокими (свежие продукты питания могут потерять всю свою ценность всего за несколько дней, если их не распродать, а бытовая электроника очень быстро устаревает морально, …). Если компания решила инвестировать капитал не в запасы товара, но предприятия с такими же рисками, какова будет прибыль?

Далее: Споры о том, является ли WACC достаточно хорошим методом измерения расходов основного капитала, волнуют множество умов. Для сравнения см. статью Кристофера С. Джонса и Селаль Тузель (см. ниже Список источников, № 2). Данная статья также включает в себя сравнительный анализ коэффициента износа основного капитала и степени износа товарных запасов.

Расходы на складские помещения

Они включают в себя расходы на обслуживание помещений и оборудования (освещение, кондиционирование, отопление и т.д.), затраты на приобретение, обесценивание или аренды, а также имущественные налоги.

Эти расходы во многом зависят от используемых помещений: например, принадлежат ли они компании, или она их арендует. В маленьких компаниях одно и то же здание может использоваться для разных целей, и поэтому часть помещений выделяется для приемки и хранения запасов.

Здесь нужно также отметить такой проблемный феномен как переполнение складских помещений. Он может привести к абсолютно нелинейному повышению расходов, создавая все возможные виды дополнительных расходов. Например, когда складские помещения переполнены, становится очень трудно передвигаться по ним, поток товаров останавливается (иногда полностью), а кроме того, крайне сложно быстро решить эту проблему, выделив дополнительное место для хранения запасов. Время и денежные средства, которые нужны, чтобы привести все в порядок и по новой запустить потоки товаров в компаниях, столкнувшихся с данной проблемой, требуются немалые. Мы наблюдали подобные ситуации; 3-4 подобных случая за год приводили к тому, что половину своего рабочего времени (за год) отдел снабжения занимался наведением порядка.

Издержки на обслуживание запасов

Они включают в себя страховки, компьютерное оборудование и программы (для некоторых организаций — оборудование радиочастотной идентификации и т.п.), а также ручную работу, которая подразумевает также расходы на персонал, управление и т.д. Также в эту категорию можно включить затраты на управление запасами и циклический подсчет. Наконец, сюда можно добавить налоги, хотя они могут считаться отдельной категорией.

При привлечении третьих лиц для выполнения логистических услуг расходы на них также можно включить в затраты на складские помещения, и подсчитать их достаточно просто.

Затраты на инвентарный риск

В основном, они касаются возможности того, что товары могут потерять свою ценность, пока хранятся на складе. Это особенно актуально для предприятий розничной торговли, работающих со скоропортящимися продуктами.

Риски включают в себя, во-первых, недостачу, то есть потерю некоторого количества товара в промежуток времени между покупкой его у поставщика (учтенные запасы) и продажей (фактические запасы). Причинами этого могут быть административные ошибки (ошибки доставки, несоответствие товаров, …), недобросовестные поставщики, хищение и кража (включая кражу работниками), повреждение товара во время перевозки или хранения (вследствие неправильного хранения, попадания воды или перегрева продукции, …).

В розничной торговле недостачи возникают, как правило, на месте продажи. Приведем следующие оценки:

• Университет Флориды в США ежегодно проводит обзор национальной безопасности розничной торговли с участием 100 фирм. Согласно этому исследованию, недостачи в США за 2009 г. составили 1,44 % всех розничных продаж, 43 % из которых — хищение товара работниками.
• То же самое исследование за 2011 г. (опубликовано в 2012 г.) показало недостачи на уровне 1,41%.
• Другое исследование, выполненное Центром исследования розничной торговли, которое называется «Глобальный барометр краж в розничной торговле» (охватывает 43 страны), показывает, что в 2011 г. недостачи составили 1,45% от розничных продаж.
  

Самые высокие показатели среди продуктов питания дают свежее мясо и сыр, среди санитарно-гигиенических и косметических средств — духи и средства для бритья, среди одежды — аксессуары и верхняя одежда.

Затраты на инвентарные риски также включают в себя моральный износ, то есть расходы, понесенные из-за того, что у товаров закончился срок годности или они устарели (особенно это касается бытовой электроники, хотя иногда это также верно и для других товаров, у которых появляется новая упаковка, …).

Определение затрат на инвентарные риски может оказаться не таким простым делом, как кажется. Например, нам нужно установить стоимость списанных товаров за определенный период времени (распределенную по среднему уровню запасов за тот же период). Однако не всегда можно получить точную информацию о списанных товарах, циклические подсчеты не всегда ведутся регулярно и т.д. В некоторых компаниях товары, которые следует списать, хранятся годами.

Наконец, нужно заметить, что те данные, которые мы здесь делим на две разные категории — затраты на складские помещения и инвентарные риски — иногда представляются вместе и называются затратами на хранение некапитального характера, что еще раз показывает, что наибольшую часть складских расходов составляют затраты основного капитала. Затраты одного только основного капитала оцениваются примерно в 15 %, при этом все другие затраты вместе составляют примерно то же количество (10 % по С. Г. Тииму и К. Уильямс-Тимму, 19 % по данным Ежегодного государственного доклада по логистике Роберта В. Делани из Cass Information Systems). Ключевым фактором таких колебаний является риск морального износа.

Первый подход к затратам на хранение: быстрые оценки и формула

Мы уже говорили о сложности оценок затрат на хранение из-за того, что они включают в себя множество компонентов и что они очень сильно зависят от сферы деятельности. Тем не менее, некоторые приблизительные оценки выполнить все же возможно.

Многие компании склонны недооценивать общие затраты на хранение (или общую стоимость владения запасами товара). Эксперты говорят, что для большинства торговых и промышленных предприятий затраты на хранение запасов колеблются от 18 % до 75 % в год (или, согласно Хелен Ричардсон, от 25 % до 55 %; см. ниже Список источников, № 3). Как уже упоминалось, ключевым фактором для определения данного показателя являются затраты основного капитала (включая инвестирование в запасы товаров) и тип продукции (чем быстрее портится продукт, тем выше расходы).

Как правило, расходы на хранение устанавливаются на уровне 25 % от стоимости наличного запаса (ср. Джеймс Р. Сток и Дуглас М. Ламберт, Управление стратегическим обеспечением, издание 2-е, Irwin Professional Publishing, 1987 г.).

Еще один метод быстрого расчета затрат на хранение товаров заключается в прибавлении 20 % к текущей учетной ставке по займам. Например, если размер учетной ставки составляет 10 %, то расходы на хранение будут 10+20=30 %.

По причинам, упомянутым выше, дать более точную оценку довольно сложно. Скажем просто, что для вышеперечисленных категорий можно найти следующие оценки в литературе:

• Затраты основного капитала: 15 %
• Затраты на складские помещения: 2 %
• Издержки на обслуживание запасов: 2 %
• Инвентарные риски: 6 %
  

Далее нужно обратить внимание на исследование Хелен Ричардсон (Список источников, № 3) за 1995 г. Согласно Х. Ричардсон, общие складские расходы составляют 25-55 % и их можно распределить следующим образом:

• Денежные затраты 6 -12 %
• Налоги 2 -6 %
• Страховка 1-3 %
• Затраты на складские помещения 2-5 %
• Ручная работа 2-5 %
• Конторский контроль и управление запасами 3-6 %
• Моральный износ 6-12 %
• Порча и хищение товаров 3-6 %
  

Это означает, что в среднем за год, в лучшем случае (25 %), дистрибьютор тратит 250 долларов США за каждую 1000 долларов стоимости запасов.

Пример из практики:

Давайте представим себе компанию, средний уровень запасов которой можно оценить в 10 млн долларов. Чтобы высчитать расходы на хранение запасов, нам нужно, во-первых, прибавить все расходы некапитального характера. Предположим, что они равны следующему:

• Расходы на складские помещения: 200 тыс. долл.
• Издержки на обслуживание запасов: 800 тыс. долл.
  - Ручная работа: 200 тыс. долл.
  - Страховка: 100 тыс. долл.
  - Конторские расходы, оборудование и управление: 300 тыс. долл.
  - Налоги: 200 тыс. долл.
• Инвентарные риски: 900 тыс. долл.
  - Недостача (включая кражи, …): 300 тыс. долл.
  - Моральный износ: 600 тыс. долл.
  

Итого 1,9 млн долларов США.

Чтобы получить процентный показатель, нужно разделить это число на стоимость запасов: 1,9 млн долл. / 10 млн долл. = 19 %.

И наконец, нужно прибавить затраты основного капитала. Предположим, что они в данном случае составляют 10 %, то есть 1 млн долларов.

В нашем примере общие расходы на хранение товара составляют 2,9 миллиона долларов при средней стоимости запасов в 10 миллионов долларов. В процентном отношении это 19 % + 10 % = 29 %.

Расходы вследствие нехватки товара

Наконец, чтобы получить полную картину складских расходов, нам необходимо добавить затраты на нехватку (отстутствие) товара, то есть расходы, понесенные в случае отсутствия товара. Для розничной торговли они могут включать в себя расходы на экстренные поставки, смену поставщиков на тех, кто работает более оперативно, переход на менее прибыльные товары и т.д. Такие расходы можно высчитать достаточно точно, однако некоторые другие определить достаточно сложно, например потеря прибыли вследствие потери покупателя или снижения репутации компании.

Прогнозирование затрат на отсутствие товара само по себе является важной проблемой, которая выходит за рамки данной статьи. Просто скажем, что, в основном, складские расходы уравновешиваются стоимостью упущенной прибыли за счет отсутствия товара. Уравновешивание складских расходов и затрат на отсутствие товара обычно достигается с помощью определения вероятности обслуживания.

Прямая прибыль от сокращения запасов

Как было показано выше, расходы на содержание запаса товаров достигают внушительных размеров. Именно поэтому так важны мероприятия по сокращению объема запасов: они не только влияют непосредственно на запасы, но и сокращают затраты основного капитала, расходы на хранение, риски и так далее.

Согласно С. Г. Тимму и К. Уильямс-Тимму, многие компании совершают одну и ту же ошибку при оценке оптимизации системы поставок: они недооценивают ее влияние на складские расходы.

«При оценке оптимизации системы поставок компании часто преуменьшают или вообще не учитывают выгоду от сокращения расходов некапитального характера на хранение товаров, потому что у них нет достоверных оценок этих расходов. Большинство специалистов считает, что такая выгода существует. Однако без достоверных оценок она, как правило, исключается из анализа. Такое поведение вполне объяснимо. Тем не менее, если влияние на подобные расходы нельзя измерить, реальная польза множества инициатив по оптимизации системы поставок будет преуменьшаться».

Таким образом, не все расходы можно легко сократить. Хотя некоторые статьи расходов (например, связанные со складскими помещениями или оборудованием) невозможно сократить без значительных изменений в организации в целом, большинство из них напрямую связаны со стоимостью запасов, и их можно выразить в процентах от средней стоимости запасов (налоги, страховка или моральный износ). Поэтому любое снижение стоимости запасов товара приносит большую выгоду.

Далее

Еще раз скажем, что правильно рассчитать расходы, описанные выше, и получить полную картину складских затрат нелегко, хотя это довольно полезное занятие с точки зрения финансовых и организационных последствий для компании.

Можно проводить и более глубокую работу над данными проблемами: в частности, можно заниматься расходами на хранение товаров. Например, расходы на хранение различных товаров вряд ли будут одинаковыми (даже если они будут храниться в одном помещении или если это товары одной категории). Различия появляются из-за различных объемов продаж, ротации, габаритов товаров и т.д. Более точные расчеты расходов на хранение ваших запасов помогут выделить наиболее прибыльные из них, избавиться от тех, которые дают слишком малую выгоду и так далее. Здесь мы поднимаем вопрос о категоризации запасов и ее методах, таких как ABC-анализ. Для более подробной информации прочитайте нашу статью.

Список источников

1. Mary Lu Harding, C.P.M., CPIM, CIRM, “Calculating the total cost of ownership for items which are inventoried”, NPMA, volume 14, issue 2, 2002.

2. Christopher S. Jones and Selale Tuzel, “Inventory Investment and the Cost of Capital”, January 2009, available online. 3. Helen Richardson, “Control your costs then cut them”, Transportation & Distribution, December 1995, 94-96.

4. Edward A. Silver, David F. Pyke, Rein Peterson, Inventory Management and Production Planning and Scheduling, 3r edition, John Wiley & Sons, 1998.

5. Stephen G. Timme and Christine Williams-Timme, “The Real Cost of Holding Inventory”, Supply Chain Management Review, 7/1/2003.