Ordine arretrato

di Joannes Vermorel, Dicembre 2016

Gli ordini arretrati sono ordini di acquisto inviati al fornitore per prodotti già esauriti nella posizione che viene servita. Un ordine arretrato consiste quindi nel vendere scorte che l'azienda non ha a disposizione. Questo avviene solo quando la domanda viene "catturata" in maniera formale: ad esempio, in un punto vendita al dettaglio, la maggioranza dei clienti si limita a constatare che il prodotto è esaurito senza informarne la gestione. Parlando di ottimizzazione delle scorte, gli ordini arretrati rappresentano una sfida particolare, poiché sono spesso associati a un certo grado di urgenza da parte del cliente.

Panoramica

Un ordine arretrato è il metodo che i clienti hanno a disposizione per ordinare un articolo al momento non disponibile. Si tratta di una situazione che si verifica di frequente nel commercio B2B: ad esempio, un rivenditore di pezzi di ricambio per aeromobili deve essere in grado di servire tutte le parti richieste, poiché ogni richiesta che non può essere soddisfatta immediatamente attraverso le scorte disponibili in magazzino implica un ordine arretrato.

Gli ordini arretrati sono comuni anche in contesti B2C, soprattutto e-commerce: in questi casi, il prodotto mancante viene di solito indicato come "entro 2 settimane", o un altro periodo che il rivenditore giudica plausibile nel momento in cui il cliente emette l'ordine. I prodotti più costosi sono spesso oggetto di ordini arretrati dai punti vendita, con l'aiuto del personale.

Nel commercio B2C, il prodotto ordinato non sempre può essere consegnato al cliente finale, perché i costi di spedizione potrebbero di gran lunga superare i profitti (vedere discussione sui quantitativi minimi più avanti). Di conseguenza, quando è possibile fare ricorso agli ordini arretrati, è auspicabile mettere in atto una procedura che consenta di gestire, nel modo più indolore possibile, i casi in cui il prodotto non può essere consegnato al cliente entro il periodo di tempo originariamente indicato. Le procedure di questo tipo comprendono solitamente rimborsi attivi del prodotto, oppure buoni regalo come risarcimento dell'ordine inevaso.

Elaborare un modello quantitativo per gli ordini arretrati

Gli ordini arretrati sono quasi sempre associati a una maggiore sensibilità dei clienti verso la durata della rottura di stock: in questi casi, infatti, i clienti si impegnano anticipatamente ad acquistare un prodotto al momento non disponibile e una mancata disponibilità prolungata del prodotto viene percepita come una carenza nel servizio offerto dal distributore.

Dal punto di vista del controllo delle scorte, gli ordini arretrati sono solitamente rappresentati come valori negativi nelle scorte disponibili. Le scorte disponibili non vanno confuse con le scorte a magazzino, ossia quelle fisicamente presenti sugli scaffali. Per definizione, il numero di scorte a magazzino non può scendere sotto lo zero, mentre le scorte disponibili possono avere un valore sia positivo, sia negativo.

Dal punto di vista dell'ottimizzazione delle scorte, quando si elabora un modello dell'impatto degli ordini arretrati con la funzione di rendimento delle scorte, la penalità economica associata alle rotture di stock nel caso specifico degli ordini arretrati è solitamente notevole, possibilmente uguale o superiore al prezzo di vendita del prodotto.

Quantitativi minimi e ordini arretrati

I quantitativi minimi di ordine (o, con acronimo inglese, MOQ) solitamente interferiscono con gli ordini arretrati: in questi casi, non è possibile eseguire un ordine di acquisto che combaci perfettamente con le quantità da riordinare, poiché l'ordine di acquisto deve comprendere un quantitativo minimo di ordine. Se questo quantitativo è considerevole, soddisfare ogni ordine arretrato diventa un'opzione poco fattibile dal punto di vista economico, perché rispettare ogni volta il quantitativo minimo imposto finirebbe per generare una quantità esorbitante di stock morto.

Il primo passo per evitare questa situazione consiste nel perfezionare i calcoli che definiscono la disponibilità del prodotto tenendo conto dei quantitativi minimi di ordine. I quantitativi minimi vengono così sfruttati per ricalcolare i tempi di spedizione sulla base del periodo effettivo che il cliente dovrà attendere, se decide di effettuare un ordine arretrato.

Inoltre, per elaborare correttamente l'impatto della rottura di stock ulteriore generata dagli ordini arretrati, è necessario fare ricorso a una strategia di ordini per priorità. Effettivamente, le strategie basate sul punto di riordino non sono in grado di gestire al meglio queste situazioni, poiché i quantitativi minimi di ordine sono vincoli che vengono di solito soddisfatti non solo ordinando i prodotti in arretrato, ma anche suddividendo le quantità tra diversi altri prodotti, anche questi con bassi livelli di scorte.

Resi e ordini arretrati

In alcuni settori, come ad esempio la moda, i resi registrano costantemente valori molto alti e arrivano a rappresentare fino al 50% della domanda originale. In questi casi, un ordine arretrato ha buone probabilità di essere soddisfatto attraverso i resi previsti e potrebbe quindi non richiedere neanche di inviare un ordine di acquisto al fornitore.

Dal punto di vista della gestione di magazzino, una situazione di questo tipo può essere affrontata combinando le previsioni probabilistiche della domanda con le previsioni probabilistiche dei resi. I due tipi di previsione sono combinati attraverso una convoluzione che restituisce la domanda netta: si tratta di una distribuzione di probabilità in cui per la domanda sono possibili anche valori negativi, che anzi rappresentano i casi in cui i resi possono controbilanciare temporaneamente la domanda.

Ancora una volta, il ricorso a una strategia di ordini per priorità consente di unificare correttamente l'impatto degli ordini arretrati quando sono presenti allo stesso tempo anche dei resi. È anche possibile combinare resi, quantitativi minimi di ordine e ordini arretrati, ma per questo è necessario uno specifico risolutore numerico.

Container e ordini arretrati

Alcuni distributori preferiscono non distinguere tra ordini "normali" e ordini arretrati quando vendono prodotti di cui attendono l'arrivo via mare. In effetti, le importazioni via container richiedono lead time molto lunghi, fino a 10 o più settimane. Tuttavia, un'analisi accurata del flusso di merci in arrivo via container offre la possibilità di vendere i prodotti con lead time molto più brevi, senza dover sfruttare le scorte già in magazzino.

Vendere articoli mentre sono in transito verso il magazzino dà vantaggi significativi in termini di flussi di cassa e contribuisce a ridurre i rischi legati al magazzino, diminuendo l'obbligo generale, da parte dell'azienda, a gestire le scorte invendute.

Nella pratica, vendere prodotti ancora in transito, ad esempio quelli in arrivo via container, richiede previsioni probabilistiche affidabili del lead time, poiché il calcolo dei tempi di spedizione da comunicare al cliente richiede l'elaborazione di un modello su misura dei rischi economici associati a una stima non corretta dei lead time del fornitore.