Controllo delle scorte

di Joannes Vermorel, Giugno 2013

Il controllo delle scorte comprende tutte le procedure di consegna, magazzinaggio e accessibilità degli articoli, volte ad assicurare la disponibilità dei prodotti minimizzando i costi di gestione del magazzino. All'atto pratico, il controllo delle scorte si traduce in varie operazioni, dalla gestione dell'inventario, alla registrazione di quantità e posizione degli articoli, fino all'ottimizzazione della catena logistica.

Gestione vs. ottimizzazione

Il concetto di controllo delle scorte è piuttosto vasto e copre diversi aspetti, che possiamo suddividere in due macroaree:

• la gestione del magazzino, che dipende in larga misura dal software di gestione del magazzino, soprattutto nel caso delle configurazioni informatizzate. Nella gestione del magazzino, l'obiettivo è quello di mantenere una produttività elevata in tutte le operazioni di inventario;
• l'ottimizzazione delle scorte, che consente di minimizzare i costi (ad esempio, del mantenimento a magazzino o delle rotture di stock) e al contempo di affrontare una domanda futura incerta. L'ottimizzazione delle scorte ha come obiettivo quello di massimizzare il ritorno finanziario delle scorte per l'azienda.
  Se, a livello fisico, magazzino e scorte sono la stessa cosa, gestione del magazzino e ottimizzazione delle scorte sono due aspetti completamente diversi, che è opportuno affrontare separatamente.
  

Gestione del magazzino

La gestione del magazzino, nella sua forma moderna, è praticamente inscindibile dal software di gestione del magazzino che la supporta. Il software, infatti, serve a fornire una rappresentazione elettronica del magazzino, usata comunemente per rispondere a domande di routine (ad esempio, quante unità abbiamo ancora del prodotto X?), che altrimenti richiederebbero un'interminabile ispezione nel magazzino fisico.

Per mantenere un registro elettronico del magazzino il più possibile accurato, tutte le operazioni dovranno essere registrate nel software. Nella pratica, l'immissione dei dati è resa molto più rapida dall'uso di codici a barre o RFID (Radio-Frequency IDentification, identificazione a radiofrequenza). Negli ambienti più moderni⁽¹⁾, le operazioni fisiche legate al magazzino sono robotizzate, nel qual caso il magazzino risulta gestito in modo interamente digitale.

A differenza dei sistemi di contabilità, che mirano a rispecchiare in modo accurato gli attivi gestiti dall'azienda, i sistemi di gestione del magazzino sono orientati all'azione e supportano l'azienda nelle operazioni di magazzino. L'obiettivo primario di questi sistemi è la produttività, che consiste nell'eseguire le operazioni di magazzino con il minimo sforzo o il minimo dispendio di tempo. L'obiettivo secondario di questi sistemi è quello di offrire una rappresentazione elettronica il più possibile accurata del magazzino vero e proprio.

Ottimizzazione delle scorte

L'inventario è un'anticipazione della domanda futura, una sorta di compromesso finanziario tra costi di diverso genere. Se le scorte sono eccessive, i costi di mantenimento a magazzino schizzano alle stelle; se le scorte sono scarse, i prodotti finiscono presto e rischiamo una rottura di stock, con tutti i costi che ne conseguono.

A differenza della gestione di magazzino, l'ottimizzazione delle scorte consiste nel prendere le decisioni migliori riguardo l'inventario, ossia, tanto per fare qualche esempio:

• decidere quando e quanto riordinare (vedi punti di riordino);
• decidere dove collocare un articolo all'interno del magazzino;
• decidere quali articoli devono essere contati e quando (vedi scorte fantasma);
• ...
  

Le decisioni, una volta prese, vengono portate avanti attraverso il sistema di gestione del magazzino. Tuttavia, il sistema non è necessariamente impostato per prendere simili decisioni, o per fornire suggerimenti che un operatore possa confermare manualmente.

La sfida principale nell'ottimizzazione delle scorte è l'incertezza della domanda futura. Poiché, infatti, non conosciamo la domanda futura, quasi tutte le tecniche di ottimizzazione si basano su previsioni statistiche della domanda. Le decisioni ottimizzate sono dunque quelle che permettono di minimizzare i costi futuri previsti.

A volte, l'ottimizzazione può essere complicata da problemi di "combinazione": ad esempio, se un rivenditore volesse minimizzare le spese di spedizione, potrebbe cercare di emettere un ordine che sfrutti tutto il peso e lo spazio disponibile nel furgone che effettuerà la consegna. In questo caso, dovrà fare in modo di trovare il giusto equilibrio fra prodotti pesanti e prodotti voluminosi.

Due diversi punti di vista a confronto

Come abbiamo appena detto, gestione del magazzino e ottimizzazione delle scorte sono due problemi distinti. In questa tabella cerecheremo di riassumere le differenze principali.

	Gestione	Ottimizzazione
Software	Incentrato sulle funzionalità. Più funzionalità portano più produttività, poiché il software è in grado di supportare anche situazioni meno frequenti.	Incentrato sulle performance. Il software valuta quali decisioni prendere sulla base della loro performance in termini finanziari.
Impatto sull'organizzazione	Alto. Molti procedimenti vengono strutturati dal software stesso.	Basso. I procedimenti esistono già. Il software si limita a proporre delle alternative.
Disponibilità operativa	In tempo reale. Se il software non è disponibile, l'azienda non può operare sul suo inventario.	Offline. Le decisioni vengono prese per lo più una o due volte al giorno e generate in gruppo.
Carico computazionale	Basso. Il software deve solo riflettere i movimenti che avvengono nel magazzino fisico. Si tratta di un'operazione molto al di sotto della potenza di calcolo disponibile su un moderno computer.	Alto. Il software deve eseguire simulazioni, spesso più volte, per ottenere le ottimizzazioni necessarie.
Difficoltà nel passare da un sistema all'altro	Alta. Tutti i procedimenti sono strutturati intorno al software. Poiché il software rappresenta lo ''stato'' del magazzino, è poco pratico avere diversi sistemi coesistenti, dato che i dati relativi al magazzino tenderanno a divergere molto rapidamente.	Bassa. Il sistema può anche coesistere con altri sistemi, a patto che ognuno di essi abbia uno specifico ''ambito di applicazione''. Si può anche migrare gradualmente da un sistema all'altro.

Cosa propone Lokad

Storicamente, i sistemi ERP sono nati come soluzioni monolitiche, con lo scopo dichiarato di far fronte a problemi sia di gestione del magazzino, sia di ottimizzazione delle scorte. Tuttavia, come abbiamo già visto in precedenza, gli ingredienti di un buon software di gestione del magazzino sono molto diversi rispetto a quelli di un buon software di ottimizzazione delle scorte. Di conseguenza, possiamo constatare che le aziende che adottano simili soluzioni vanno quasi sempre incontro a una cattiva gestione di magazzino o, molto più spesso, a una cattiva ottimizzazione delle scorte.

Questo problema è aggravato dal ritmo a cui cambia l'industria del software. I software di gestione del magazzino, infatti, sono per loro natura difficili da sostituire: una volta adottati, i costi per passare da un software all'altro sono così elevati che le grandi aziende impiegano fino a dieci anni per sostituirli interamente. Le piccole imprese, anche se impiegano tempi più brevi, hanno spesso bisogno di anni per una transizione completa. Ciò vuol dire che buona parte delle aziende opera ancora con sistemi di dieci o vent'anni fa, perdendo così tutti i vantaggi che potrebbero offrire le soluzioni, di gran lunga migliori, che si trovano oggi in circolazione. Poiché i costi per una transizione restano comunque alti, non c'è molto da fare in questo senso.

Al contrario, l'ottimizzazione ha costi molto più contenuti in termini di passaggio da un sistema all'altro. Di solito, infatti, è possibile avere più sistemi a disposizione, ognuno dei quali genera le proprie proposte (ad esempio, riguardo agli articoli da riordinare), e poi definire una procedura per stabilire quale ambito di applicazione assegnare a ciascun sistema.

(1) Ad esempio, Kiva Systems produce sistemi di emissione degli ordini che usano robot mobili.