Control de inventario

Por Joannès Vermorel, junio de 2013

Todos los procesos que sustentan el suministro, el almacenamiento y la accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos al tiempo que se minimizan los costes de inventario. En la práctica, el control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos la gestión del inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación de artículos, pero también la optimización del suministro.

Gestión vs Optimización

El control del inventario es un campo amplio que puede dividirse en dos grandes áreas:

• La gestión del inventario, que es casi imposible desvincular del software de gestión del inventario en la mayoría de las configuraciones basadas en computadoras. El objetivo de la gestión del inventario es es mantener una alta productividad en todas las operaciones de inventario.
• La optimización del inventario, en la que los costes —tales como los de almacenamiento y los de situaciones de desabastecimientos— deben ser minimizados al tiempo que se enfrenta una demanda futura incierta. El objetivo de la optimización del inventario es maximizar el resultado financiero del inventario para la empresa.
  Si bien físicamente hay un solo inventario, esas dos áreas reflejan problemas radicalmente diferentes, que se abordan mejor por separado.
  

Gestión del inventario

En su forma moderna, la gestión del inventario es casi indistinguible del software de gestión del inventario que la administra. De hecho, el software se encarga de preservar una representación electrónica del inventario que se utiliza constantemente para resolver cuestiones de rutina que de otro modo requerirían una inspección física exhaustiva del inventario mismo. Ej.: ¿cuántas unidades quedan del producto X?

Para poder tener registros electrónicos precisos del inventario, todas las operaciones de inventario deben quedar registradas en el software. En la práctica, el ingreso datos se acelera significativamente con el uso de códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia). En los entornos más modernos⁽¹⁾, las operaciones físicas realizadas en el inventario mismo están robotizadas; en este caso, el inventario se gestiona verdaderamente en forma digital en todas sus instancias.

A diferencia del sistema de contabilidad, que se concentra en proporcionar un reflejo financiero preciso de los activos administrados por la compañía, el sistema de gestión del inventario está orientado a la acción para ayudar a la empresa a gestionar su inventario. El primer objetivo del sistema es la productividad, es decir, realizar todas las operaciones de inventario en la menor cantidad de tiempo y empleando el menor esfuerzo. El segundo objetivo del sistema es proporcionar una precisión sostenible de la representación electrónica del inventario físico.

Optimización del inventario

El inventario representa una anticipación de la demanda futura, y una compensación financiera entre costes en conflicto. Si se tiene un inventario demasiado grande, los costes de almacenamiento se disparan; si se cuenta con un inventario demasiado pequeño, se incurre inevitablemente en situaciones de faltas de existencias.

A diferencia de la gestión del inventario, la optimización del inventario se concentra en tomar las mejores decisiones que gobiernan el inventario, como:

• Decidir cuándo y cuánto ordenar (ver también puntos de reorden).
• Decidir dónde almacenar un artículo en las instalaciones.
• Decidir qué artículo debe ser contado y cuándo (ver también inventario fantasma).
• Etcétera.
  

Una vez que se toma una decisión, esta se aplica en el sistema de gestión del inventario; no obstante, el sistema de gestión no necesariamente está a cargo de tomar tales decisiones o incluso de elaborar sugerencias para que un operador las valide manualmente.

El desafío primario del problema de la optimización del inventario es la incertidumbre asociada a la demanda futura. De hecho, dado que la demanda futura es desconocida, la mayoría de las técnicas de optimización del inventario se valen de la estadística para pronosticar la demanda. Las decisiones optimizadas se computan como las que minimizan los costes futuros esperados.

A veces, problemas combinados pueden complicar aún más la optimización. Por ejemplo, un minorista podría querer enviar órdenes de reabastecimiento que aprovechen todo el peso y el espacio disponibles en el camión que realiza la entrega para minimizar de este modo los costes de envío. En la práctica, esto significa elegir la combinación adecuada de artículos pesados y artículos voluminosos.

Comparación de las dos visiones

Como hemos explicado, la gestión y la optimización del inventario son problemas diferentes. La tabla a continuación delinea las principales diferencias entre estos dos puntos de vista.

	Gestión	Optimización
Esencia del software	Orientado a las funciones. Más funciones generalmente son sinónimo de mayor productividad, ya que el software proporciona más soporte para situaciones menos frecuentes.	Orientado al rendimiento. El software se evalúa sobre la base del rendimiento financiero de las decisiones computadas por el software.
Impacto organizativo	Alto. La mayoría de los procesos de inventario de la compañía son estructurados directamente por el software mismo.	Bajo. Los procesos de inventario son preexistentes, el sistema simplemente propone decisiones alternativas.
Disponibilidad operativa	En tiempo real. Si el software no está disponible, la compañía literalmente no puede operar su inventario.	''Offline''. La mayoría de las decisiones de inventario se toman solo una vez —a veces, dos— por día, y las decisiones se pueden generar en lotes.
Carga computacional	Baja. El software solo debe reflejar movimientos físicos del inventario a medida que suceden, un proceso muy lento si se lo compara con la potencia de procesamiento disponible en una computadora moderna.	Alta. El software debe realizar simulaciones, o equivalentes, reprocesando a menudo el historial completo varias veces para realizar las optimizaciones.
Coste del cambio	Alto. Ya que todos los procesos se estructuran en torno al software. Debido a que el software representa el ''estado'' del inventario, resulta poco práctico tener sistemas coexistentes, ya que los registros de inventario divergen rápidamente.	Bajo. Pueden coexistir varios sistemas, siempre y cuando se defina un ''objetivo aplicable'' para cada uno. Es posible migrar gradualmente de un sistema al siguiente.

La solución de Lokad

Históricamente, los ERP emergieron como soluciones monolíticas para abordar tanto los problemas de gestión del inventario como los de la optimización del mismo. Sin embargo, como se ha detallado en la sección anterior, los ingredientes para un buen software de gestión de inventario son muy diferentes de aquellos necesarios para un buen software de optimización de inventario. Como resultado, vemos que casi todas las compañías que adoptan un diseño monolítico sufren de una gestión o una optimización mediocres, siendo este último el caso más frecuente.

El problema se acentúa aún más con el ritmo de cambio en el sector informático. De hecho, los software de gestión de inventario son, por naturaleza, software muy adherentes: una vez adoptados, el coste del cambio es tan grande que sistemáticamente vemos que a las grandes compañías puede tomarles hasta una década realizar la transición completa hacia una solución alternativa. Si bien el retraso es más reducido para compañías más pequeñas, es frecuente ver transiciones de varios años. Esto significa que muchas compañías utilizan software de gestión que tienen entre una y dos décadas de antigüedad, lo que les hace perder los beneficios que podrían obtener de soluciones mejores disponibles actualmente en el mercado. Sin embargo, el coste del cambio es alto, y sobre este punto hay poco que hacer.

Por el contrario, la parte de la optimización implica mucha menos fricción en lo que respecta al coste del cambio. De hecho, generalmente es posible tener varios sistemas, cada uno de los cuales genera su propio conjunto de propuestas (ej.: la lista de los productos por ser reordenados); y luego define un proceso para establecer cuándo dar prioridad a cada sistema.

(1) Por ejemplo, Kiva Systems elabora sistemas de compleción de órdenes que utilizan robots móviles.