Жоаннес Верморель, май 2015 г.Непрерывный учет запасов в бухучете и коммерции подразумевает систему или, как правило, программное обеспечение, где информация об уровне запасов и доступности SKU (единиц складского учета) постоянно обновляется в соответствии с зарегистрированными коммерческими операциями. В первую очередь под операциями имеются в виду заказы или перемещение запасов. Цель непрерывного учета запасов — получение точных сведений о фактическом уровне запасов при максимально редком проведении инвентаризации.
Современное ПО для непрерывного учета
Все современные
программы для управления товарными запасами позволяют использовать метод непрерывного учета запасов, который заключается, помимо прочего, в оценке текущего уровня запасов, исходя из данных о коммерческих операциях, которые также регистрируются в системе. Как правило, в системе задается изначальный уровень запасов, а затем он рассчитывается автоматически.
Для данного подхода важным является понятие
SKU, которое представляет собой физическое место, содержащее определенное число единиц одного и того же товара. Как правило, предполагается, что единицы товара в SKU не различаются.
Метод непрерывного учета запасов также тесно связан с принципом FIFO (первым пришел — первым ушел), который основан на тех же зарегистрированных коммерческих операциях, используемых при непрерывном учете запасов.
Периодическая инвентаризация как коррекционный механизм
В основе метода непрерывного учета запасов лежит предположение, что зарегистрированные коммерческие операции точным образом отражают все процессы, происходящие с запасами товаров. Тем не менее, из-за ошибок возникают расхождения между фактическим количеством поступающих и уходящих товаров и их представлением в электронном виде. Кроме того, ошибки обычно накапливаются с течением времени из-за кумулятивной природы непрерывного учета запасов.
Таким образом, даже если коммерческие операции регистрируются таким образом, что доля ошибочных данных при этом очень невелика, с каждым последующим расчетом точность показаний будет снижаться, что в особенности касается наличного запаса. Данная проблема приводит к появлению так называемых
фантомных товарных позиций — расхождений между показаниями компьютерных систем и фактическим уровнем запасов.
Избавиться от фантомных товарных позиций обычно можно с помощью периодической инвентаризации товарных запасов. На практике инвентаризация на складах и в других организациях со строгим контролем требуется не часто. Напротив, там, где товарные запасы контролируются менее строго, например в магазинах, инвентаризацию нужно проводить гораздо чаще.
