Por Joannès Vermorel, mayo de 2015En los negocios y en la contabilidad, la noción de inventario perpetuo se refiere a un sistema o, en la práctica, a un software, en el que la información sobre la cantidad de inventario y la disponibilidad de SKU (unidades de mantenimiento de existencias) se actualiza continuamente sobre la base de registros asociados con operaciones comerciales, principalmente pedidos y movimientos de existencias. El objetivo del inventario perpetuo es mantener una estima precisa de los niveles reales de existencias con la menor cantidad de recuentos de stock posibles.
Diseño de facto para software moderno
Todos los
software de gestión de inventario modernos hacen uso del método del inventario perpetuo, que consiste en deducir, entre otras cantidades, los niveles actuales de existencias sobre la base de las operaciones comerciales que también se registran en los sistemas. Al sistema generalmente se le proporciona un nivel de existencias inicial y luego todos los demás niveles de existencias se calculan automáticamente.
Este abordaje generalmente utiliza la noción de
SKU, que representa una ubicación física que se supone que contiene una determinada cantidad de unidades del mismo producto. El punto de vista del inventario perpetuo típico generalmente supone que las unidades dentro de una SKU no pueden diferenciarse.
El método del inventario perpetuo también se asocia predominantemente con la valoración del inventario FIFO (o PEPS: primero en entrar, primero en salir), que también se calcula sobre la base de los mismos registros históricos asociados con las operaciones comerciales, como los utilizados para el cálculo del inventario perpetuo.
Recuentos periódicos como mecanismo correctivo
El inventario perpetuo se apoya en la suposición de que las operaciones comerciales registradas de modo preciso reflejan lo que realmente está sucediendo con el inventario. Sin embargo, los errores de entrada manual introducen discrepancias entre las cantidades que realmente entran y salen, y sus contrapartidas electrónicas. En particular, debido a la naturaleza acumulativa del cálculo del inventario perpetuo, los errores se acumulan a lo largo del tiempo.
Así, incluso si las operaciones comerciales se registran siguiendo un proceso que asegure un porcentaje muy bajo de entradas inexactas, cada rotación de inventario degradará la precisión de los indicadores que se mantienen a través del inventario perpetuo, principalmente las existencias disponibles. Este problema generalmente se denomina
inventario fantasma, en el que los niveles de existencias electrónicos difieren de los niveles de existencias reales.
El problema del inventario fantasma generalmente se aborda mediante el recuento periódico de los niveles de existencias. En la práctica, los almacenes y otros ambientes estrictamente controlados necesitan recuentos de modo infrecuente. Al contrario, los ambientes en los que existe poco control de los procesos de inventario, como las tiendas, requieren recuentos mucho más frecuentes.
