Pedidos pendientes (backorders)

Por Joannes Vermorel, diciembre de 2016

Los pedidos pendientes (backorders) representan los pedidos realizados al proveedor de productos que ya no están disponibles en una determinada ubicación que se sirve. El backordering es el proceso de vender inventario que la empresa no tiene a disposición. Y tiene lugar solo cuando la demanda se captura de un modo formal: por ejemplo, en una tienda minorista, la mayoría de los clientes simplemente se dirigiría a otro lugar al encontrarse con una situación de desabastecimiento, sin informar acerca del producto faltante a la tienda. Los pedidos pendientes representan desafíos específicos en términos de optimización del inventario, ya que las unidades que se piden de este modo generalmente se asocian con un grado de urgencia de parte del cliente.

Resumen de los pedidos pendientes

El backordering representa un modo para que los clientes pidan una unidad que en el momento no se encuentra disponible. Esta situación a menudo se presenta en contextos de ventas B2B. Por ejemplo, un pool de piezas para aeronaves debería poder servir todas las piezas solicitadas, y cualquier solicitud que no pueda satisfacerse inmediatamente desde el stock disponible desencadenará un pedido pendiente.

Los pedidos pendientes también pueden presentarse en contextos B2C, habitualmente en el e-commerce. Generalmente, el producto se marcará como disponible en el plazo de dos semanas o cualquier otro plazo similar que represente la mejor estima del minorista electrónico del tiempo que llevará la entrega del producto a partir del momento en que el cliente realiza el pedido. Los productos costosos también presentan a menudo pedidos pendientes realizados desde la tienda con ayuda de un empleado.

En los contextos B2C, puede que, al final, el producto pedido no siempre se envíe al cliente, porque los costos que implica el envío del producto superarían ampliamente los beneficios (vea la discusión sobre MOQ más adelante). Por lo tanto, cuando realmente es posible recurrir a los pedidos pendientes, se recomienda tener un proceso implementado para gestionar, del mejor modo posible, las situaciones en las que el producto no puede enviarse al cliente en el plazo originalmente anunciado. Este proceso generalmente incluye un reembolso proactivo por el producto, pero también puede incluir un voucher de regalo adicional como compensación por el pedido no cumplido.

Modelado cuantitativo de los pedidos pendientes

El proceso de backordering casi siempre se vincula con el hecho de que los clientes son particularmente sensibles a la duración real de la situación de desabastecimiento. De hecho, con los pedidos pendientes, los clientes están asumiendo un compromiso por adelantado de la compra de un producto que no está inmediatamente disponible, y el hecho de que la falta de disponibilidad del producto se prolongue en el tiempo se percibirá como incapacidad del distribuidor de proporcionar un buen servicio.

Desde el punto de vista del control de inventario, los pedidos pendientes generalmente se representan como valores negativos dentro del stock disponible. El stock disponible no debe confundirse con el stock disponible en anaquel, que representa la cantidad físicamente presente en el anaquel. Por definición, el stock disponible en anaquel no puede ser menor que cero, mientras que el stock disponible puede presentar tanto valores positivos como negativos.

Desde un punto de vista de optimización del inventario, cuando se modela el impacto de los pedidos pendientes utilizando la función de recompensa por existencias, se supone que la penalización económica asociada con los desabastecimientos en el caso específico de los pedidos pendientes generalmente es bastante importante, posiblemente igual o mayor que el precio de venta del producto mismo.

MOQ y pedidos pendientes

Cuando hay cantidades mínimas de pedido (MOQ) presentes, estas generalmente interfieren con los pedidos pendientes: en este caso, no es posible realizar una orden de compra que coincida exactamente con las cantidades del pedido pendiente, ya que la orden de compra tiene que satisfacer al mismo tiempo las limitaciones de MOQ. Cuando las MOQ son grandes, no siempre es una opción económicamente razonable satisfacer todos los pedidos pendientes, porque satisfacer la limitación de MOQ puede generar mucho inventario muerto.

El primer paso para evitar esta situación consiste en refinar el cálculo que define la disponibilidad del producto teniendo en cuenta la limitación de MOQ. La limitación de MOQ se utiliza para calcular el retraso de envío anunciado alineado con el retraso real que es probable que el cliente tenga que enfrentar si elige la opción de realizar un pedido pendiente del producto.

Además, es preciso utilizar una política de pedido priorizado para modelar correctamente el impacto de la penalización por desabastecimiento adicional generada por los pedidos pendientes. De hecho, las políticas de inventario de punto de orden no pueden gestionar adecuadamente este tipo de limitaciones multiproducto, ya que las MOQ generalmente se satisfacen no solo mediante el pedido de los productos que en ese momento se asocian con los pedidos pendientes, sino también extendiendo las cantidades sobre otros productos que también resultan tener menores niveles de inventario.

Devoluciones y pedidos pendientes

Algunos sectores, como el de la moda, por ejemplo, presentan una cantidad constante de devoluciones, que a veces representan hasta un 50 % de la demanda original. En esas situaciones, un pedido pendiente puede tener una buena probabilidad de satisfacerse a través de las devoluciones esperadas, y, por lo tanto, puede que ni siquiera sea necesario realizar una verdadera orden de compra al proveedor.

Desde un punto de vista de optimización del inventario, la situación se gestiona mediante la combinación de pronósticos probabilísticos de demanda y de devoluciones. Los dos pronósticos probabilísticos se combinan a través de una convolución, que da la demanda neta: una distribución de probabilidades en la que los valores de demanda negativos son posibles y representan situaciones en las que las devoluciones podrían superar temporalmente a la demanda.

Una vez más, es necesario utilizar una política de pedido priorizado para unificar adecuadamente el impacto de los pedidos pendientes cuando existen devoluciones presentes al mismo tiempo. También es posible combinar devoluciones, MOQ y pedidos pendientes, pero esto generalmente requiere el uso de un solver numérico específico.

Contenedores y pedidos pendientes

Algunos distribuidores prefieren desdibujar los límites entre los pedidos pendientes y los pedidos normales cuando venden inventario con envío de ultramar. De hecho, las importaciones de ultramar generalmente tienen tiempos de entrega prolongados, de hasta 10 semanas o más. Sin embargo, un análisis preciso del flujo entrante de contenedores ofrece la posibilidad de vender productos con tiempos de entrega sustancialmente menores, sin vender los productos que efectivamente están en stock.

La venta de inventario que aún está en tránsito representa ventajas significativas para los distribuidores en lo que a flujo de caja se refiere, y también contribuye a disminuir el riesgo de inventario global al reducir el compromiso total de una empresa con respecto a las cantidades de inventario no vendidas.

En la práctica, la venta de inventario en tránsito, como los contenedores que aún están en altamar, requiere pronósticos de tiempo de entrega probabilísticos, porque el cálculo de los tiempos de envío comunicados a los clientes requiere una modelización precisa de los riesgos económicos asociados con una estima incorrecta de los tiempos de entrega del proveedor.